De Eerste wet van Klets luidt:
“Er is een stilzwijgende afspraak dat de tijd doe voor een vergadering wordt gepland ook wordt volgekletst.”
De Tweede wet van Klets luidt:
“Bij vrijwel elk agendapunt in een vergadering willen deelnemers het woord voeren, ook al voegt het aan de gedachtenwisseling niets toe.”
En daarnaast kost vergaderen jaarlijks vele miljarden euro’s.
Allemaal heel leuk voor de vergadertijgers, maar voor de efficiëntere onder ons is het toch fijn als het enigszins soepel, gestructureerd en ordelijk verloopt. Hieronder daarom drie tips om te bekijken of je uberhaupt wel een vergadering moet beleggen!
1. Identificeer het doel van de vergadering. Het “Waarom” van de bijeenkomst. Indien het “Waarom” niet één van de volgende redenen bevat, beleg geen vergadering!
- Een beslissing nodig met de beste input / beste ideeën
- Je werkt aan dingen die niet zo goed alleen kunt voltooien
- Gebruik maken van wederzijdse expertise
- Creëren en behouden van een gezamenlijk perspectief. Iedereen hoort hetzelfde verhaal op dezelfde tijd, met dezelfde vragen en antwoorden.
- Om het grote geheel over de diverse persoonlijke verantwoordelijkheden te verduidelijken
2. Maak een lijst van gewenste resultaten. Beantwoord de vraag: “Aan het einde van de bijeenkomst, wat hebben we bereikt?”
3. Maak een agenda, maar pas nadat het “Waarom” en gewenst resultaat bekend zijn. Alle onderdelen op de agenda moeten het doel ondersteunen en een resultaat hebben. Heeft een agenda punt dit niet? Schrap het van de agenda.
Give-away: Laat mensen niet in het duister tasten! Stuur iedereen een copy van de agenda, met het “Waarom” en de doelen bovenaan! Het zorgt voor continue focus!
via: http://seapointcenter.com/no-more-boring-meetings/
Meer officehacks? Met regelmaat zal ik tijdens het Summercamp nieuwe artikelen plaatsen. Hou de site dus in de gaten. Weten of er nog meer voor jou bij zit? Kijk dan bij alle artikelen over Summercamp: Officehack!
